Distribuciones Disclub S.A. Cómo implementar con armonía las tecnologías digitales, por Epi Amiguet

17 May Distribuciones Disclub S.A. Cómo implementar con armonía las tecnologías digitales, por Epi Amiguet

 

 

 

Jon, encargado de una tienda de música en Bilbao, tiene que realizar el pedido semanal con los últimos éxitos discográficos en promoción (Bisbal y compañía) junto con una grabación antediluviana de la Piquer de la que un cliente sólo recuerda parte del título y un par de recopilatorios de los Beatles y los Stones, si están en oferta. Ardua tarea, casi de investigación hasta hace un par de años. Ahora le basta con conectarse a la web de Distribuciones Disclub S.A. y mirar por título o por autor en un exhaustivo buscador que los clasifica rápidamente (casa discográfica, soporte, año, otras obras del autor…) entre los 51.000 títulos del stock de esta empresa que abarcan la práctica totalidad de la música editada en nuestro país. Al ser uno de los 1.500 usuarios registrados en activo de Disclub encontrará, en exclusiva, los precios, las ofertas y descuentos especiales para clientes y podrá realizar el pedido en el acto. Gracias a un sistema de ?almacén inteligente?, de la sede central en Barcelona, lo tendrá en 24 horas.

 

 

 

 

 

La multifuncionalidad de esta web no acaba ahí. Y así, John, ejecutivo de una multinacional del sector, se conecta a la sección del site para proveedores y presenta sus ofertas en una completa ficha en la que se pueden incluir imágenes e incluso un streaming del producto en cualquiera de sus formatos. Un sistema que evita muchos errores cuando se han de incorporar una media de 700 novedades semanales al catálogo.

Líder del sector

Disclub S.A., se dedica desde hace más de 30 años a la distribución (import/export) y venta al por mayor de música y películas en todos sus formatos (CD, DVD, VHS, etc.) con una facturación en el último ejercicio de 39 millones de euros que la consolidan como líder del sector en nuestro país. Para Lluís Amat, director adjunto, la clave ha sido ?no dejarse deslumbrar por las puntocom ni por las nuevas tecnologías? sino ir ?integrándolas de la forma más pionera que se pueda siempre que sirvan para mejorar una estructura empresarial en perfecto funcionamiento?. Este espíritu pragmático a la par que innovador hizo que el CIDEM, el Centre d’Innovació i Desenvolupament empresarial de la Generalitat de Catalunya, apostara por ellos y fueran la primera empresa en recibir su apoyo para la aplicación de los últimos avances en tecnologías digitales.

 

 

Una estructura que funciona

 

 

Con una plantilla de 186 empleados, repartida entre su central en Barcelona y sus delegaciones en Madrid, Palma de Mallorca y A Coruña, cuenta con una red de 25 vendedores que le permiten visitar a cualquier cliente del país con una periodicidad semanal. A pesar de ser una pyme por tamaño, su stock con más de 891.000 unidades y sus grandes volúmenes de compra le permiten ofrecer su catálogo a unos precios muy competitivos y con constantes ofertas. Pero, sin duda, es su logística equipada con las últimas tecnologías digitales y en workflow lo que la han convertido en la distribuidora preferida de los puntos de venta al permitirles agilizar todo el proceso de consulta, facturación y entrega, sin que supere las 36 horas hasta su recepción en cualquier punto de la Península.

 

 

Tecnologías pioneras

 

 

Con anterioridad a la web, en funcionamiento desde hace sólo 2 años, y abrumados por los errores y consiguientes retrasos en los pedidos, se encargó un programa a medida que informatizara todo el proceso administrativo con los 55 puntos de venta de Disclub S.A., que sin ser franquicias directas participan en su know-how, y otros importantes clientes minoristas. La empresa Visual Guest les puso en marcha en 1994, Rmcobol, un programa carbon copy que aceleró vía modem toda esta comunicación interna como una pionera extranet.

 

 

Almacén inteligente

 

 

La informatización del sistema permitió que los pedidos llegaran directamente desde la terminal del cliente a la del operario que controla el ?almacén inteligente? de la sede en Barcelona. Una sofisticada estantería robotizada, diseñada por ET Systems, que los agrupa de seis en seis y que consigue que éstos salgan facturados, tan sólo pendientes de una comprobación final de rutina para ser enviados al punto de venta.

 

 

 

 

Una extranet más moderna

 

 

En la actualidad, se están haciendo las últimas pruebas para poner en funcionamiento un nuevo programa en propiedad, adaptado también por Visual Guest, para que los puntos de venta habituales y otros minoristas que quieran ser clientes, puedan realizar vía Internet todas las gestiones, consultas y compras con la central. La puesta en marcha de esta nueva extranet permitirá sobre todo el exhaustivo control de las 25 tiendas Gongdiscos.com, la nueva cadena en la que Disclub S.A. ha invertido más como proyecto de futuro.

 

 

 

 

Digitalización de la facturación

 

 

Además del control de la cadena Gongdiscos.com, la implementación de este sistema de digitalización de la facturación conforme a la tecnología workflow está destinada a captar a minoristas y otros posibles puntos de venta de música, películas, videojuegos y merchandising a los que se les brinda la posibilidad de gestionarles prácticamente su negocio de una manera eficaz, ágil y rápida vía Internet conforme los siguientes puntos:

 

1. Colaboración en la confección del stock inicial: en función de la capacidad que se quiera dedicar a cada sección y en función de las ventas que se vayan produciendo para conseguir la mejor rotación posible.

2. Mantenimiento y actualización del catálogo: consulta inmediata mediante el buscador en el stock de Disclub S.A. actualizado semanalmente con 700 nuevas referencias.

3. Información permanente de todo las novedades que se editan a nivel nacional en música y películas y de las campañas de cada empresa del sector.

 

Gestión digitalizada complementada por técnicas más tradicionales como son la aplicación del know-how de la casa en el asesoramiento en el montaje de la sección: clasificación, etiquetaje, sistemas de seguridad, etc. supervisado por la visita semanal de un representante de Disclub SA.

 

Una serie de condiciones comerciales privilegiadas completan la oferta: descuentos especiales en función del volumen de compra, albaranes con propuesta de PVP, según el margen deseado, el envío de etiquetas ya impresas, etc.

 

 

Futuro

 

 

Entre las apuestas de futuro de Disclub S.A. destaca la consolidación de Gongdiscos.com, marca a través de la cual pasarán del estricto B2B al B2C, y potenciar la comercialización de videojuegos, libros de música y merchandising, junto con la promoción del DVD como nuevo formato fashion para combatir la piratería.

Para Lluís Amat, las experiencias de la última década les han enseñado a no trabajar con ?ciertas empresas que sólo eran puntocom y nada más tras ellas? e ?ir aplicando las nuevas tecnologías como una estricta necesidad para adaptarse a las exigencias del mercado?.

 

 

 Epi Amiguet